Docházkové systémy - Funkce
Úvod
Docházkový systém Fingera je komplexní docházkový systém umožňující jednoduché a rychlé sledování docházky zaměstnanců a přípravu podkladů pro zpracování mezd. Základní funkce docházkového softwaru byly na základě podnětů našich zákazníků doplněny o specifické funkcionality, a tak dnešní verze 3.0 již splňuje požadavky naprosté většiny malých a středních provozoven. Jako tvůrci jeho softwaru můžeme v případě potřeby zabezpečit úpravy dle přání našich zákazníků.
Příchod
Pracovník při příchodu přiloží prst na čtečku a systém zaznamená příchod do práce. Přehledný displej oznámí jméno identifikované osoby, v případě nastavení jeho fotografii a jednu z nastavitelných informací o odpracovaném čase a časovém fondu. V případě, že zaznamenaný příchod je návratem z přestávky, dovolené, služebního odchodu, displej tento fakt oznámí. V případě, že se pracovník předcházející den zapomněl odhlásit a nastavení systému aktivovalo automatické odhlášení je o tomto faktu pracovník upozorněn. Všechny události lze doprovodit volitelným zvukovým signálem.
Odchod
Při jiném než běžném odchodu z práce zaměstnanec na terminálu vybere důvod odchodu, přiloží prst a systém jej odhlásí. Displej zobrazí podobně jako při příchodu jméno, fotografii a údaje o pracovním čase a důvodu odchodu.
Zobrazování důvodů odchodů na centrálním displeji lze jednoduše nastavovat. Dle potřeby je lze přesouvat, aktivovat, deaktivovat či vytvářet nové.
Registrace/ Přeregistrace
Odpovědná osoba disponující administrátorskými hesly vytvoří profil uživatele, přiřadí ho do skupiny a zaznamená 3-krát otisky 1-5 prstů pracovníka. Od toho momentu se pracovník může hlásit do systému. Pro upřesnění lze uvést také osobní číslo, rodné číslo, roční fondy pro odpočet dovolené nebo přidat fotografii či obrázek. V případě např. poškození ruky či úrazu administrátor zopakuje zaznamenávání otisku s jinými prstem.
Registraci lze vykonávat třemi způsoby.
1. Celá registrace včetně vyplnění údajů se vykoná na terminálu
2. Od PC připojeného přes vnitřní síť se vyplní všechny údaje kromě otisku, který se doplní na terminálu
3. Pomocí modulu Registrace se všechny údaje včetně otisku vyplní od registračního PC.
Denní rozvrhy
Pro každou skupinu osob lze nadefinovat denní rozvrhy, pomocí kterých se dá přesně definovat začátek a konec pracovní směny v rámci dne, a zároveň nastavit automatické odečítaní obědů nebo přestávek. Lze také nastavit toleranci pro dřívější příchody anebo pozdější odchody, a určit jestli se počítá práce mimo stanovenou pracovní dobu. Systém tak například může zaznamenávat příchody ranní směny od páté hodiny ale počítat pracovní dobu až od šesté hodiny, kdy jim skutečně začíná pracovní doba. V případě, že umístnění terminálu neumožňuje ruční zaznamenávání přestávek či obědů, lze nastavit automatické odečítávání přestávkek či obědů po určeném odpracovaném čase.
Rozvrh se aplikuje na danou skupinu buď automaticky, kde docházkový systém podle hodiny příchodu sám aplikuje vhodný rozvrh, anebo manuálně, kdy příslušný administrátor na kalendáři určí dny, na které se daný rozvrh bude aplikovat. Při pravidelném opakování identických týdenních režimů lze rozmístnění jednotlivých rozvrhů v rámci týdne jednoduše kopírovat.
Export dat
Systém umožňuje generovat sestavu za libovolné období buď pro jednu osobu, jednu skupinu, nebo pro všechny zaměstnance. Uživatel s příslušnými právy si může vybrat jestli si vygeneruje rozpis událostí kde se tyto chronologicky pod sebou všechny zobrací, shrnutí které obsahuje souhrnnou informaci o odpracované době, časovém fondu a jednotlivých přerušeních jako jsou přestávky obědy, nemoci a dovolené anebo rozpis i shrnutí najednou. Lze nastavit samostatné počítání práce o svátcích, víkendech či přes noc. Sestavu lze vytisknout anebo exportovat do .csv nebo .xls souboru. Jako výrobce softwaru můžeme výslednou sestavu upravit pro integraci do mzdového systému zákazníka.
Úprava záznamů
V případě zapomenutí záznamu, absence nebo dovolené může vybraný administrátor záznamy přidávat, mazat nebo měnit. Každý změněný záznam je označen jménem osoby, která změnu provedla. Při výsledných sestavách je tak jasné, které záznamy docházky byly vytvořeny systémem, a které ručně.
Kompletní seznam funkcí
- Biometrická identifikace snímáním otisku prstu
- Zaznamenání časů příchodu i odchodu uživatele přiložením prstu
- Výpočet délky pobytu na pracovišti
- Generování sestav
- Export sestav do MS Excel a.csv souborů
- Definování státních svátků
- Volba výjimek pro zvláštní typy odchodů (např. oběd, odchod k lékaři...)
- Přirazení uživatelů do skupin pro jednodušší správu a nastavení
- Možnost nastavení délky pracovního času pro každou skupinu
- Možnost automatického odhlášení uživatele po určitém čase
- Možnost automatického odpočítávání obědní pauzy
- Nastavení délky trvání pro speciální odchody z pracoviště
- Generování sestav podle skupin uživatelů
- Možnost dodatečného přihlášení uživatele v případě zapomnění
- Počítaní zůstávajících dní dovolenké, návštěvy lékaře, OČR….
- Volitelné zaokrouhlování časů
- Zobrazování aktuálního odpracovaného času a porovnání s pracovním fondem pro každou osobu
- Přehled docházky každého zaměstnance za daný měsíc přiložením prstu
- Počítání denních / měsíčních / týdenních přesčasů
- Hierarchie přístupů – možnost více administrátorů s různými právy
- Možnost zamčení schválených údajů na konci měsíce hlavním manažerem pro zabránění dadatečních změn
- Oddělení práce o víkendech / státních svátcích
- Možnost neuchovávat a nezobrazovat otisky prstů z bezpečnostních důvodů
- Klient-server verze pro propojení více terminálů
- Možnost vzdáleného přístupu přes Internet
